Artikel 9 § 1 van het koninklijk besluit van 8 juli 2003 houdende vaststelling van de voorwaarden waaraan de ombudsfunctie in ziekenhuizen moet voldoen, en artikel 20 § 1 van het koninklijk besluit van 10 juli 1990 houdende vaststelling van de normen voor de erkenning van samenwerkingsverbanden van psychiatrische instellingen en diensten bepalen dat de ombudspersoon “Rechten van de patiënt” jaarlijks een verslag per instelling moet opstellen en overmaken aan de Federale commissie “Rechten van de patiënt”.
Gezien de 6de Staatshervorming werden de jaarverslagen van de ombudspersonen in de ziekenhuizen en bij de overlegplatforms geestelijke gezondheidszorg overgedragen naar de deeltstaten vanaf 1 januari 2016.
Als voorbereiding kunnen de ombudspersonen een blanco versie van het jaarverslag afdrukken en de gegevens op een handgeschreven manier integreren.