L’article 9 de l’arrêté royal du 8 juillet 2003 fixant les conditions auxquelles la fonction de médiation dans les hôpitaux doit répondre, et l’article 20 § 1 de l’arrêté royal du 10 juillet 1990 fixant les normes d’agrément applicables aux associations d’institutions et de services psychiatriques précisent que le médiateur doit rédiger annuellement un rapport par institution et qu’il le doit transmettre à la Commission fédérale « Droits du patient ».
Au vu de la 6e réforme de l'Etat, les rapports annuels des mediateurs dans les hôpitaux et dans les plates-formes de concertation en santé mentale seront transmis aux entités fédérées à partir du 1er janvier 2016.
Comme préparation, les médiateurs peuvent imprimer une version vierge du rapport annuel et intégrer les données de manière manuscrite.