Directives RPM - FAQ

Portahealth

Où puis-je consulter les fichiers d’aide relatifs à Portahealth ?

Ces fichiers d’aide sont consultables sur notre site web:
www.health.fgov.be => Santé => Organisation des soins de santé => Hôpitaux => Systèmes d’enregistrement => Portahealth => Fichiers d’aide (Portahealth | SPF Santé publique (belgium.be)
Toute personne peut consulter ces documents librement.  

Il est possible qu’un utilisateur travaille pour plus d’un hôpital. Dans ce cadre, il est toujours possible qu’il ait entrepris/achevé certaines actions pour un premier hôpital. Par la suite, cet utilisateur souhaite s’identifier pour une autre institution (sans avoir au préalable fermé toutes les fenêtres de son navigateur web). Cet utilisateur arrive cependant toujours dans l’environnement de l’institution pour laquelle il a précédemment travaillé.

Pour pouvoir travailler pour une autre institution, il vous faut d’abord fermer toutes les fenêtres de votre navigateur web, ensuite, ouvrir une nouvelle fenêtre et vous identifier pour une nouvelle institution.
Il existe une alternative : dans votre navigateur internet, cliquez sur  ‘ Fichier – Nouvelle session ‘ et identifiez-vous ensuite pour l’autre institution.

Un utilisateur reçoit le message d’erreur ‘vous n’appartenez à aucune organisation’

Le gestionnaire local Portahealth n’a pas donné de droits d’accès à/aux l’application(s) souhaitée(s) à cette personne.
L’utilisateur doit donc contacter le gestionnaire local Portahealth de l’institution pour laquelle il travaille. Si l’utilisateur ne sait pas de qui il s’agit, il peut nous poser la question via l’adresse suivante : Portahealth@health.fgov.be.

Un utilisateur ne peut sélectionner une valeur dans aucun des champs obligatoires.  

Le gestionnaire local Portahealth a bien enregistré l’utilisateur pour l’institution et attribué les droits nécessaires à l’application avec laquelle il souhaite travailler. Le gestionnaire local Portahealth n’a cependant pas encore attribué les droits pour un des rôles possibles. 
L’utilisateur doit contacter le gestionnaire local Portahealth de l’institution pour laquelle il travaille. Si l’utilisateur ne sait pas qui est le gestionnaire local, il peut le demander via l’adresse suivante : Portahealth@health.fgov.be.

Lors du chargement d’un fichier zippé dans Portahealth, la mention suivante s’affiche:  "Le fichier zip que vous souhaitez envoyer n'est pas correctement nommé : veuillez envoyer un autre fichier."

Le nom du fichier ZIP doit répondre à certains critères. Si le nom du fichier ne correspond pas parfaitement à ces critères, le message d’erreur ci-dessus s’affiche alors.
Vous pourrez trouver plus d’informations sur ces conditions formelles dans le manuel d’utilisateur RPM présent sur notre site web:
www.health.fgov.be => Santé => Organisation des soins de santé => Hôpitaux => Systèmes d’enregistrement => Résumé Psychiatrique Minimum (RPM) => Directives => Directives d’enregistrement à partie de l’année d’enregistrement 2019 => Introduction => point 2.4. Fichier ZIP (page 5)
(https://www.health.belgium.be/sites/default/files/uploads/fields/fpshealth_theme_file/20191216_1_introduction_rpm_2019_fr.pdf ).

La boite mail technique Portahealth_app@health.fgov.be a envoyé un mail précisant que le suivi est disponible. Dans le système de suivi, rien n’est visible après l’identification. Comment cela se fait-il?

Durant la période de transition d’une ancienne version d’un navigateur web vers une plus récente, il est possible que rien ne soit affiché sur la page demandée. Sur la droite de l’écran, une de barre de défilement est cependant bien disponible. Il vous faut seulement descendre vers le bas jusqu’à ce que les informations désirées soient à nouveau visibles.

RPM-Light

Quelle est la différence entre l’ancien RPM et le RPM light ?

Il a été décidé de demander une ‘version light’ du RPM à partir du RPM 2020:

• Pour le RPM light, il existe une liste reprenant les variables à enregistrer. Cette liste est disponible sur notre site web: www.health.belgium.be => Santé => Organisation des soins de santé => Hôpitaux => Systèmes d’enregistrement => Résumé Psychiatrique Minimum(RPM) => Communication RPM => RPM-light à partir du RPM 2020 : liste des variables à enregistrer (Communication RPM | SPF Santé publique (belgium.be).
• Afin d’éviter que les hôpitaux doivent adapter leurs software existant en fonction de ce RPM light, nous avons décidé de conserver la structure des fichiers existante et d’offrir aux institutions la possibilité de laisser de nombreux champs vides.  
• Pour tous les champs remplis, les directives d’enregistrement telles que reprises dans le manuel d’enregistrement ‘Manuel pour l’enregistrement du Résumé Psychiatrique Minimum à partir de l’année d’enregistrement 2019’ restent complètement d’application.
• Pour l’enregistrement de la période 2020, nous avons décidé de demander les données de base rétroactivement, étant évidemment entendu que, pour 2020, l’enregistrement des diagnostics n’est pas obligatoire.

       Attention: à partir du RPM 2021, l’enregistrement du diagnostic principal est à nouveau obligatoire.

          

• Il est également toujours possible d’enregistrer l’intégralité du RPM. Il n’est pas obligatoire de se limiter à la version réduite du RPM light. Tous les champs remplis doivent cependant répondre aux contrôles qui étaient d’application pour le RPM 2019.

Où puis-je retrouver la liste des variables à enregistrer pour le RPM-light ?

Cette liste se trouve sur notre site web :
www.health.fgov.be => Santé => Organisation des soins de santé => Hôpitaux => Systèmes d’enregistrement => Résumé Psychiatrique Minimum (RPM) => Communication RPM
(https://www.health.belgium.be/fr/sante/organisation-des-soins-de-sante/hopitaux/systemes-denregistrement/rpm/communication-rpm).

Combien de temps le RPM light va-t-il rester d’application?  
 

Cette version light restera d’application jusqu’à la mise en place des accords interfédéraux sur un nouveau système d’enregistrement pour les soins dans les hôpitaux psychiatriques (HP) et les services psychiatriques des hôpitaux généraux (SPHG).  
Un projet va ainsi être démarré entre les différentes autorités et les coupoles hospitalières ayant marqué leur intérêt. Ceci se fera en exécution du protocole d’accord du 21 mars 2016 pour la détermination d’un set de données minimal sur la santé mentale pour  un enregistrement commun dans toutes les institutions actives dans les soins de santé mentale.

Est-il encore possible d’introduire le RPM complet (ancienne version) et si oui, jusque quand ?

Il est bien évidemment encore possible d’enregistrer le RPM complet. Vous n’êtes pas obligé de vous limiter à l’enregistrement de la version light. Tous les champs remplis doivent cependant répondre aux contrôles qui étaient d’application pour le RPM 2019.

Comment un patient avec sortie intermédiaire doit-il être enregistré dans le RPM-light ? 

Dans le RPM-light, il n’est plus obligatoire de remplir le fichier ID ‘sortie intermédiaire’ (pour plus de détails, voir nos circulaires du 27/08/2020 avec référence DBI/OMZ-CIR/n.12_20 et du 24/09/2020 avec référence DBI/OMZ-CIR/n.13_20).

Cela signifie qu’il n’y a que deux possibilités d’enregistrement :
 

• Soit vous enregistrez toutes les sorties intermédiaires dans le fichier ID en respectant les directives d’enregistrement RPM. Les contrôles seront dès lors évidemment applicables et devront être respectés.
• Soit vous n’enregistrez pas les sorties intermédiaires dans le fichier ID. Dans ce cas, une sortie intermédiaire ne peut pas être considérée comme la fin d’un séjour. Pour autant que la sortie intermédiaire réponde aux critères précisés dans les directives d’enregistrement, le séjour ne se termine pas et il n’est pas non plus question d’une nouvelle admission quand le patient revient dans l’institution à la suite de la sortie intermédiaire. Pour l’enregistrement RPM, le séjour se poursuit normalement comme si une sortie intermédiaire n’avait jamais eu lieu.

Contrôles

Où puis-je trouver la liste des contrôles RPM la plus récente ?

La liste la plus récente reprenant tous les contrôles RPM est disponible sur notre site web :
www.health.fgov.be => Santé => Organisation des soins de santé => Hôpitaux => Systèmes d’enregistrement => Résumé Psychiatrique Minimum (RPM) => Directives => Liste des contrôles RPM (Directives RPM | SPF Santé publique (belgium.be)

Il subsiste encore uniquement des fautes bloquantes car, dans le fichier DR, aucun jour n’a été facturé. Il n’y a pas eu d’activité durant ce trimestre en particulier et pour cet index de service de traitement (contrôles 3213 et/ou 3214)

Les contrôles 3213 et 3214 sont devenus des fautes bloquantes. Nous supposons qu’il y a toujours un minimum d’activité durant un mois pour un index de service de traitement et un trimestre.
S’il s’agit de la seule erreur subsistante, nous vous demandons de nous contacter par mail (info.rpmpg@health.fgov.be). Dans ce mail, veuillez nous confirmer qu’il n’y a effectivement eu aucune activité pour l’index de service de traitement et le trimestre mentionné dans le message d’erreur, que ces messages d’erreur sont les seules erreurs de sévérité 1 restantes et que vous ne désirez plus corriger d’autre erreur.
Quand vous nous aurez envoyé une confirmation pour ces deux points, nous ferons adapter le statut du rapport final de ‘NOK’ à ‘OK’ par notre service informatique. Vous recevrez par la suite un mail vous confirmant que cette opération a bien été effectuée. Après réception de ce mail, vous pouvez clôturer la procédure vous-même et mettre les données à disposition du SPF (finalisation).

Les contrôles relatifs au nombre de lits agréés (fichier SI, contrôles 3004 et 9000 - 9011) affichent des erreurs : le nombre de lits mentionnés est le double du nombre réel de lits agréés. Ces messages d’erreurs se trompent. Comment puis-je résoudre cela ?

Si les contrôles affichent un nombre de lits agréés erroné ne correspondant pas au nombre réel de lits agréés de votre institution, nous vous conseillons de laisser vides les champs SI10 à SI21 inclus (##). Ces derniers ne sont plus des champs obligatoires dans le cadre du RPM light. Ces messages d’erreurs n’apparaitront alors plus.
Ce problème se pose exclusivement quand, au cours de la période d’enregistrement, un agrément pour un ou plusieurs index de service de traitement est prolongé ou modifié.

Questions générales sur l’enregistrement
 

Est-il possible de donner un nouveau numéro d’identification à tous les patients (champ H07) lors du passage de ATOUM à un autre programme ?  

• Soit vous continuez à utiliser le numéro d’identification du patient (H07) avec l’historique du numéro d’ordre du séjour médico-psychiatrique (champ H08).
• Soit vous utilisez un nouveau numéro d’identification du patient (champ H07), mais dans ce cas, avec un numéro d’ordre du séjour médico-psychiatrique (champ H08) = 1. Ainsi, nous ne risquons pas de faire advenir des problèmes dans les rapports sur plusieurs années.

Quelle procédure doit-on suivre si il n’y a pas de patient pour une période donnée ?  

Si, durant une période d’enregistrement (par semestre), aucun patient n’a été admis dans l’hôpital, il vous faut le signaler au SPF au moyen d’une lettre signée par la direction.  
Dans cette lettre, il vous faut en plus mentionner la raison pour laquelle aucun patient n’a été admis, combien de temps vous estimez que vous n’aurez pas de patient et depuis quand c’est le cas. Il convient aussi de prévenir le SPF au moment où de nouveaux patients seront à nouveau admis. Il vous est toujours possible de nous contacter via l’adresse générique suivante : info.rpmpg@health.fgov.be.