Portahealth

Waar kan men de helpdocumenten m.b.t. Portahealth raadplegen?

Deze helpbestanden vindt u terug op onze website:
www.health.fgov.be => Gezondheid => Organisatie van de Gezondheidszorg => Ziekenhuizen => Registratiesystemen => Portahealth => HELPBESTANDEN (https://www.health.belgium.be/nl/gezondheid/organisatie-van-de-gezondheidszorg/ziekenhuizen/registratiesystemen/portahealth).
Iedereen kan deze documenten vrij raadplegen.

Een gebruiker kan voor meer dan 1 ziekenhuis werken en heeft net voor een eerste ziekenhuis een aantal dingen afgewerkt. Daarna wil deze gebruiker – zonder eerst alle openstaande vensters van zijn internetbrowser te sluiten – inloggen voor een volgende instelling. Toch komt de gebruiker terug bij de instelling uit waarvoor hij of zij eerst gewerkt heeft.

Om voor een andere instelling te kunnen werken, moet u eerst alle vensters van uw internetbrowser sluiten, vervolgens een nieuw venster openen en pas daarna inloggen voor een andere instelling.
Een alternatief is  de volgende werkwijze: u kiest  in uw internetbrowser Bestand – Nieuwe sessie en u logt daarna in voor een andere instelling.

Een gebruiker krijgt de foutmelding ‘u behoort tot geen enkele organisatie’

De lokaal beheerder Portahealth heeft deze gebruiker geen toegangsrechten gegeven voor de applicatie(s) die hij of zij wil gebruiken.
De gebruiker moet de lokaal beheerder Portahealth van de instelling waarvoor hij werkt, contacteren. Wanner de gebruiker niet weet wie de lokaal beheerder Portahealth is, kan hij of zij dit vragen via het volgende mailadres: Portahealth@health.fgov.be.

Een gebruiker kan in geen enkel van de verplichte velden een waarde selecteren.

De lokaal beheerder Portahealth heeft de gebruiker geregistreerd voor de instelling en de nodige rechten gegeven voor de applicatie waarmee de gebruiker wil werken. De lokaal beheerder Portahealth heeft echter nog geen rechten voor een (van de mogelijke) rol(len) toegekend. 
De gebruiker moet de lokaal beheerder Portahealth van de instelling waarvoor hij werkt, contacteren. Wanner de gebruiker niet weet wie de lokaal beheerder Portahealth is, kan hij of zij dit vragen via het volgende mailadres: Portahealth@health.fgov.be.

Bij het opladen van een gezipt bestand in Portahealth verschijnt de volgende melding: "Het zip-bestand dat u wilde verzenden, heeft niet de juiste naam. Gelieve een ander bestand te verzenden."

De naam van het ZIP-bestand moet aan bepaalde criteria voldoen. Indien de bestandsnaam niet 100 % aan deze criteria beantwoordt, verschijnt bovenvermelde foutmelding.
Meer informatie over deze vormvereisten vind u terug in de gebruikershandleiding MPG op onze website:
www.health.fgov.be => Gezondheid => Organisatie van de Gezondheidszorg => Ziekenhuizen => Registratiesystemen => Minimale Psychiatrische Gegevens (MPG) => Richtlijnen => Registratierichtlijnen vanaf het registratiejaar 2019 => Inleiding => punt 2.4. ZIP-bestand (pagina 5)
(https://www.health.belgium.be/sites/default/files/uploads/fields/fpshealth_theme_file/20190611_1_inleiding_mpg_2019_nl.pdf.

De technische mailbox Portahealth_app@health.fgov.be heeft een mail gestuurd met de melding dat de follow-up beschikbaar is. In het opvolgsysteem is er na het inloggen niets zichtbaar. Hoe kan dit?

In de overgangsperiode van een oudere naar een recentere versie van een internetbrowser is het mogelijk dat er op eerste zicht niets op de gevraagde pagina terug te vinden is. Rechts van het scherm is er dan wel een scrol bar beschikbaar. Het is dan voldoende om naar beneden te scrollen tot de gezochte informatie terug zichtbaar is.


MPG-Light

Wat is het verschil tussen de oude MPG en de MPG Light ?

Er werd  beslist om de MPG vanaf MPG 2020  in een ‘lightversie’ op te vragen:

  •  Voor MPG Light is er een lijst met te registreren variabelen opgesteld. Deze lijst kan u terugvinden op onze website: www.health.belgium.be => Gezondheid => Organisatie van de Gezondheidszorg => Ziekenhuizen => Registratiesystemen => Minimale Psychiatrische Gegevens (MPG) => Communicatie MPG => MPG-light vanaf MPG 2020: lijst met de te registreren variabelen (Communicatie MPG | FOD Volksgezondheid (belgium.be)
  • Om te vermijden dat ziekenhuizen hun bestaande software in functie van deze MPG  light moeten aanpassen, hebben we ervoor gekozen om de bestaande bestandsstructuur te behouden en de instellingen de mogelijkheid te geven om heel wat velden blanco te laten.  
  • Voor alle velden die ingevuld worden, blijven de registratierichtlijnen uit de registratiehandleiding ‘Handleiding voor de registratie van de Minimale Psychiatrische Gegevens vanaf registratiejaar 2019’ volledig van toepassing.  
  • Voor de registratie van de periode 2020 opteerden we er voor om deze basisgegevens retrograad op te vragen met dien verstande dat in 2020 de registratie van de diagnoses niet verplicht is.  

        Opgepast: Vanaf MPG 2021 is de registratie van de hoofddiagnoses opnieuw verplicht.  

  • Er is natuurlijk ook steeds de mogelijkheid om de MPG volledig te blijven registreren en bent u niet verplicht om de  registratie te beperken tot de light versie. Alle ingevulde velden moeten uiteraard voldoen aan alle controles die van toepassing waren op de MPG 2019.
Waar kan men de lijst met te registreren variabelen van MPG-light terugvinden?

Deze lijst staat op onze website:
www.health.fgov.be => Gezondheid => Organisatie van de Gezondheidszorg => Ziekenhuizen => Registratiesystemen => Minimale Psychiatrische Gegevens (MPG) => Communicatie MPG
(https://www.health.belgium.be/nl/gezondheid/organisatie-van-de-gezondheidszorg/ziekenhuizen/registratiesystemen/mpg/communicatie-mpg).

Hoe lang blijft de MPG light van kracht ?

Deze “lightversie” zal van kracht blijven tot de uitvoering van interfederale afspraken over een nieuw registratiesysteem voor zorgverstrekking voor de psychiatrische ziekenhuizen (PZ) en de psychiatrische afdelingen in de algemene ziekenhuizen (PAAZ).
Hiertoe zal er een project opgestart worden tussen de verschillende overheden en de ziekenhuiskoepels, die hun interesse reeds hiervoor geuit hebben, en dit ter uitvoering van het protocolakkoord tot de vaststelling van een minimale dataset voor een gemeenschappelijk registratie in alle instellingen, actief rond geestelijke gezondheidszorg van 21 maart 2016.

Is het nog steeds mogelijk om het volledige MPG (oude) in te dienen en tot wanneer?

Er is natuurlijk ook steeds de mogelijkheid om de MPG volledig te blijven registreren. U bent niet verplicht om de  registratie te beperken tot de light versie. Alle ingevulde velden moeten uiteraard voldoen aan alle controles die van toepassing waren op de MPG 2019.

Hoe moet een patiënt met intermediair ontslag geregistreerd worden in MPG-Light ?

In MPG light is men niet meer verplicht om het bestand ID (intermediair ontslag) in te vullen (zie onze rondzendbrieven van 27/08/2020 met referentie DBI/OMZ-CIR/n.12_20 en van 24/09/2020 met referentie DBI/OMZ-CIR/n.13_20).

Dit betekent dat er 2 registratiemogelijkheden zijn:

  • U registreert alle intermediaire ontslagen in het bestand ID volgens de registratierichtlijnen MPG. De controles zullen dan ook een correcte registratie afdwingen.
  • U registreert de intermediaire ontslagen niet in het bestand ID. In dit geval mag een intermediair ontslag niet beschouwd worden als het einde van een verblijf. Voor zover het intermediair ontslag voldoet aan de criteria die in de registratierichtlijnen vermeld zijn,  eindigt het verblijf niet en is er ook geen sprake van een nieuwe opname waanneer de patiënt na het intermediair ontslag terug naar de instelling keert. Voor de registratie loopt het verblijft gewoon verder alsof er geen sprake is van een intermediair ontslag.New accordion content


Controles

Waar kan men de lijst met de meest recente controles voor MPG terugvinden ?

De meest recente lijst met alle controles vindt u terug op onze website:
www.health.fgov.be => Gezondheid => Organisatie van de Gezondheidszorg => Ziekenhuizen => Registratiesystemen => Minimale Psychiatrische Gegevens (MPG) => Richtlijnen => Overzicht controles MPG (https://www.health.belgium.be/nl/gezondheid/organisatie-van-de-gezondheidszorg/ziekenhuizen/registratiesystemen/mpg/richtlijnen-mpg).

Er blijven enkel nog blokkerende fouten over omdat er in het bestand DR geen enkele dag gefactureerd werd. Er was geen activiteit gedurende bepaalde kwartalen en voor bepaalde kenletters van behandeldienst (controles 3213 en / of 3214)

De controles 3213 en 3214 zijn blokkerende fouten geworden. We gaan er immers van uit dat er steeds gedurende minimaal 1 maand een minimum aan activiteit voor een kenletter van behandeldienst en een kwartaal is.
Wanneer dit de enige overblijvende blokkerende fouten zijn, vragen we u om ons via mail te contacteren (info.rpmpg@health.fgov.be) We vragen om in deze mail te bevestigen dat voor de kenletters van behandeldienst en de kwartalen die in de foutmeldingen vermeld staan, er effectief geen enkele activiteit geweest is, deze foutmeldingen de enige foutmeldingen met severity 1 zijn en u bovendien geen enkele andere fout meer wil corrigeren.
Wanneer u ons voor deze beide punten een bevestiging gestuurd hebt, zullen we via onze informaticadienst het statuut van het finaal rapport laten aanpassen van ‘NOK’ naar ‘OK’. U wacht op een mail waarin we bevestigen dat deze ingreep effectief uitgevoerd is. Na ontvangst van deze mail kan u zelf procedure afwerken en de gegevens ter beschikking van de FOD stellen (finaliseren).

De controles in verband met het aantal erkende bedden (bestand SI, controles 3004 en 9000 - 9011) melden fouten: het gemeld aantal erkende bedden is het dubbele van het reëel aantal erkende bedden. Deze foutmeldingen zijn onterecht. Hoe kan ik dit oplossen?

Wanneer de controles ten onrechte een aantal erkende bedden vermeld dat niet overeenkomt met het reëel aantal erkende bedden van de instelling, raden we u aan om de velden SI10 tot en met SI21 leeg te laten (null, ##). Dit zijn geen verplichte velden meer in het kader van de registratierichtlijnen voor MPG light.  Deze foutmeldingen zullen dan niet meer verschijnen.
Dit probleem stelt zich uitsluitend voor wanneer in de loop van de registratieperiode de erkenning voor een of meerdere van de kenletters van behandeldienst verlengd of aangepast werd.


Algemene vragen registratie

Is het mogelijk om alle patiënten een nieuw identificatienummer (veld H07) te geven bij het overschakelen van ATOUM naar een eigen programma ?
  • Ofwel wordt het identificatienummer van de patiënt (H07) met de historiek van de volgnummer medisch-psychiatrisch verblijf (veld H08) verder gebruikt.
  • Ofwel wordt een nieuw identificatienummer (veld H07) gebruikt, maar dan wel met volgnummer medisch-psychiatrisch verblijf (veld H08) = 1. Zo niet riskeren er problemen te ontstaan met feedback over meerdere jaren.
Welke procedure dient men te volgen als men voor een bepaalde periode geen enkele patiënt heeft ?

Indien er gedurende een registratieperiode( per semester) geen enkele patiënt in het ziekenhuis is opgenomen, dient men dit aan de FOD mede te delen via een brief die ondertekend is door de directie.
In deze brief dient men tevens te vermelden waarom er geen patiënten opgenomen werden, hoelang men schat geen patiënten te hebben en sinds wanneer dit het geval is. Men moet de FOD ook opnieuw op de hoogte brengen vanaf het moment dat er opnieuw patiënten opgenomen worden. U kunt dit steeds doen via de volgende generieke mailbox : info.rpmpg@health.fgov.be.

Contactgegevens

FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu
Directoraat-generaal Gezondheidszorg
Dienst Data en Beleidsinformatie

info.rpmpg@health.fgov.be